Firmele, persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și întreprinderile familiale care au înregistrate activități conform vechii clasificări CAEN trebuie să își actualizeze obiectul de activitate la versiunea CAEN Rev. 3 până la 25 septembrie 2026. După expirarea perioadei de tranziție, folosirea vechilor coduri poate produce neconcordanțe în relația cu Registrul Comerțului, instituțiile publice, băncile sau partenerii comerciali și poate întârzia anumite operațiuni administrative.
Noua clasificare a activităților din economia națională, denumită CAEN Rev. 3, se aplică în România de la 1 ianuarie 2025. Aceasta a fost aprobată prin Ordinul președintelui Institutului Național de Statistică nr. 377/2024 și înlocuiește treptat versiunea CAEN Rev. 2, utilizată anterior de profesioniști.
Prin Hotărârea Guvernului nr. 284 din 20 martie 2025, publicată în Monitorul Oficial la 25 martie 2025, autoritățile au stabilit o perioadă de implementare de 18 luni. Calculat de la data publicării actului normativ, termenul se încheie la 25 septembrie 2026.
Obligația îi privește, în principal, pe profesioniștii înregistrați înainte de intrarea în vigoare a CAEN Rev. 3 și care au încă în actele și evidențele Registrului Comerțului coduri din versiunea anterioară. Firmele și PFA-urile înființate după 1 ianuarie 2025 ar trebui să aibă deja obiectul de activitate stabilit potrivit noii clasificări.
Ce se întâmplă până la 25 septembrie 2026
În perioada de tranziție sunt recunoscute atât codurile CAEN Rev. 2, cât și cele din versiunea CAEN Rev. 3. Autoritățile publice, instituțiile și celelalte persoane fizice sau juridice trebuie să accepte ambele clasificări până la încheierea perioadei de implementare.
Certificatele de înregistrare și certificatele constatatoare emise înainte de 1 ianuarie 2025 rămân valabile până când profesionistul solicită actualizarea obiectului său de activitate. Prin urmare, simplul fapt că o societate nu și-a actualizat încă informațiile nu înseamnă că documentele sale au devenit deja nevalabile.
Situația se poate schimba însă după 25 septembrie 2026. Registrul Comerțului nu precizează că toate firmele neactualizate vor fi automat suspendate, radiate sau amendate și nici că documentele acestora își vor pierde valabilitatea în mod instantaneu. Totuși, menținerea unor coduri care nu mai corespund clasificării în vigoare poate genera probleme practice.
O bancă, o instituție publică, autoritatea care eliberează o autorizație sau administratorul unui program de finanțare poate cere ca activitățile înscrise în documentele firmei să corespundă noii clasificări. Dacă apar neconcordanțe, dosarul poate necesita clarificări, completări sau documente actualizate.
De asemenea, o societate care solicită după termen înregistrarea unei alte mențiuni la Registrul Comerțului – schimbarea sediului, administratorului, asociaților sau extinderea obiectului de activitate – poate fi nevoită să rezolve mai întâi sau concomitent actualizarea codurilor CAEN. În practică, procedura solicitată poate fi întârziată până la punerea în acord a evidențelor.
Cum se face actualizarea
Dacă actualizarea presupune numai înlocuirea codurilor vechi cu cele corespondente din CAEN Rev. 3, procedura este simplificată. Societățile completează cererea de înregistrare destinată persoanelor juridice, la secțiunea privind actualizarea obiectului de activitate. PFA-urile, întreprinderile individuale și întreprinderile familiale folosesc formularul destinat persoanelor fizice.
Potrivit informațiilor publicate de Oficiul Național al Registrului Comerțului, în cazul unei simple actualizări nu sunt necesare alte documente, cu excepția celor care dovedesc împuternicirea persoanei care depune cererea, atunci când aceasta nu este formulată direct de titular sau de reprezentantul legal.
Cererea poate fi transmisă prin portalul de servicii online al ONRC, poate fi depusă la ghișeu sau trimisă prin poștă ori curier. În urma soluționării, Registrul Comerțului eliberează gratuit un nou certificat de înregistrare și informațiile actualizate privind societatea sau profesionistul.
Situația este mai complicată atunci când un cod vechi se împarte în mai multe activități distincte sau când mai multe coduri trebuie reunite într-unul nou. Într-un asemenea caz, nu mai este vorba doar despre o actualizare tehnică, ci poate fi necesară modificarea efectivă a obiectului de activitate.
Pentru o societate, aceasta poate presupune o hotărâre a adunării generale a asociaților sau o decizie a asociatului unic, modificarea actului constitutiv și depunerea documentelor aferente. Firma trebuie să aleagă exact activitățile pe care intenționează să le desfășoare, deoarece corespondența dintre CAEN Rev. 2 și CAEN Rev. 3 nu este întotdeauna una directă.
Limite speciale pentru PFA și întreprinderile individuale
Actualizarea este importantă și pentru persoanele fizice autorizate deoarece legislația limitează numărul activităților care pot fi înscrise. Un PFA poate avea cel mult cinci clase de activități CAEN, iar o întreprindere individuală poate înregistra cel mult zece.
Dacă un cod utilizat anterior este împărțit în mai multe coduri CAEN Rev. 3, titularul trebuie să verifice dacă noile activități se încadrează în limita legală. Poate deveni necesară selectarea numai a activităților desfășurate în mod real și eliminarea celor care nu mai sunt utilizate.
Actualizarea codului CAEN nu înlocuiește nici obligația de a obține autorizațiile, avizele sau licențele cerute pentru anumite domenii. O firmă poate avea activitatea înscrisă la Registrul Comerțului, dar poate avea nevoie în continuare de aprobări distincte pentru a o desfășura legal.
Nu este recomandată amânarea până în ultima zi
Deși termenul expiră abia la 25 septembrie 2026, firmele și PFA-urile ar trebui să verifice din timp corespondența dintre vechile și noile coduri. În apropierea termenului poate apărea un număr mai mare de solicitări, iar cazurile care necesită modificarea actului constitutiv sau alegerea între mai multe coduri pot dura mai mult decât o actualizare obișnuită.
Administratorii trebuie să verifice și dacă noile coduri influențează autorizațiile de funcționare, contractele, relația cu băncile, accesarea fondurilor, participarea la achiziții publice ori obligațiile declarative față de alte instituții.
După 25 septembrie 2026 nu este prevăzută expres o anulare automată a certificatului firmei și nici o sancțiune generală aplicată instantaneu tuturor celor care nu au făcut actualizarea. Riscul real este însă acela ca documentele întocmite potrivit vechii clasificări să nu mai corespundă cerințelor unei proceduri, iar operațiunea cerută să fie amânată până când situația din Registrul Comerțului este pusă în acord cu CAEN Rev. 3.
Pentru evitarea acestor blocaje, firmele și PFA-urile care funcționează încă pe baza codurilor CAEN Rev. 2 au la dispoziție până la 25 septembrie 2026 pentru actualizarea oficială a obiectului de activitate.
